Wofür sind Lesebestätigungen im Wissensmanagement sinnvoll?

Was ist der grundsätzliche Sinn einer Lesebestätigung im Wissensmanagement? Warum und wann sie sinnvollen Einsatz findet und wie einfach das mit SmartStash funktioniert, erfahren sie in diesem Beitrag.

Wozu Lesebestätigungen nutzen?

Selbst wenn ich in meinem Unternehmen keine Compliance-Richtlinien einhalten muss, kann eine Lesebestätigung, bzw. eine Anforderung sehr sinnvoll sein. Im Grunde dient ein Wissensmanagement dazu Informationen für alle einfach zugänglich zu machen und diese miteinander zu teilen.

Es wäre sehr umständlich, wenn ich als Verfasser eines – für mehrere Kolleg*innen interessanten – Artikels alle Personen einzeln anschreiben müsste, um dieses Wissen zu teilen. Und dann kann ich immer noch nicht sicher sein, dass meine wichtigen Infos auch gelesen wurden. Je nach Information könnte das fatale Folgen haben.

Wissen zu lenken und nachverfolgen zu können bietet die nötige Sicherheit, die in manchen Unternehmensbereichen einfach unabdingbar ist. Für einen optimalen und sicheren Arbeitsablauf.

Warum gibt es bei SmartStash verbindliche und empfohlene Leseanforderungen?

Weil nicht jede Information für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin gleichermaßen relevant ist. Für die eine kann er sehr wichtig sein und muss unbedingt zur Kenntnis genommen werden und für den anderen ist er nur eine nette Info nebenbei.

Aus unserer Erfahrung hat jedes Unternehmen andere Ansprüche an die Informationsverteilung. Und so werden auch “verbindliche” und “empfohlene” Artikel von SmartStash zu Beginn eines Projektes oft anders definiert.

Die Leseanforderung in SmartStash

Die Leseanforderung, bzw. -bestätigung ist global grundsätzlich immer aktiv. Werden Anforderungen – definiert über das Compliance-Panel – versendet, so findet jeder Leser diese im “MyStash”.

Um auf sehr wichtige oder zeitkritische Inhalte aufmerksam zu machen, ist es möglich Push-Nachrichten via E-Mail oder Microsoft Teams zu versenden. Diese Funktion wird auf globaler Ebene aktiviert und gilt dann für alle “Stashes”.

Info: Sie müssen die SmartStash Teams App installiert haben, damit sie darüber Push-Nachrichten erhalten können.

Die Erinnerungsfunktion in SmartStash

Sind Informationen besonders wichtig, oder hat man Angst, dass diese nach einmaligem Hinweis vielleicht im Arbeitsalltag untergegangen sind, kann man zusätzlich zur initialen Lesebestätigung auch noch individuell Erinnerungen versenden lassen.

Ob und wann ein Erinnerungsintervall für bestimmte Informationen sinnvoll ist, können Sie für jedes einzelne Stash gesondert festlegen.

Die Konfiguration hierfür umfasst:

  • Erinnerung automatisch für alle Artikel aktivieren (Ja oder nein)
  • Den Zeitraum festlegen, in dem der Leser erinnert werden soll
  • Ob der Leser immer wieder erinnert wird, bis dieser den Artikel als gelesen bestätigt hat oder ob die Erinnerung nur einmal erfolgt
  • Ob empfohlene Artikel überhaupt eine Erinnerungsfunktion erhalten sollen
  • Und ob für jeden einzelnen Artikel eine eigene Erinnerungskonfiguration möglich ist

Auf welchem Weg eine Erinnerung erfolgt (Beispiel: nur über E-Mail oder nur über Teams) legen Sie in den globalen Einstellungen fest. Achten Sie aber darauf ihre Anwender nicht mit Benachrichtigungen zu überhäufen. Im besten Fall wählen Sie eine der beiden Varianten und kommunizieren diese im Unternehmen.

Soweit zum technischen Hintergrund!

Einen Artikel mit Lesebestätigung und Erinnerungsfunktion anlegen

Bei Erstellung eines neuen Artikels oder gelenkten Dokumentes können Sie, über das Compliance-Panel, nicht nur die Zielgruppen festlegen, sondern auch für wen dieser Artikel verbindlich oder nur empfohlen ist! Auch hier lässt sich wieder mit AD Gruppen und Teams Gruppen arbeiten, aber auch einzelne Personen können hinterlegt werden.

Ist die Anforderung für Lesebestätigungen global aktiv, so erhalten diese Zielgruppen automatisch bei Veröffentlichung des Artikels eine entsprechende E-Mail oder Teams Nachricht. 

Sie können nun aber zusätzlich festlegen, wann und wie oft die Kolleg*innen erinnert werden, bis der Artikel als gelesen bestätigt wird.

Erneute oder keine neue Lesebestätigung anfordern

Es kann sein, dass ein Artikel oder Dokument im Lauf der Zeit überarbeitet wird und eine erneute Anforderung der Lesebestätigung erforderlich ist. Dazu wird einfach das Häkchen gesetzt bei „Neue Lesebestätigung anfordern“ und bei erneuter Veröffentlichung gehen die Push-Nachrichten an die Empfänger raus.

Ist keine erneute Bestätigung notwendig, wird der Haken vor Veröffentlichung einfach deaktiviert.

SmartStash Pro-Tipp!

Wenn neue Mitarbeiter einer AD Gruppe nachträglich hinzugefügt werden, erhält der neue Mitarbeiter automatisch ebenfalls die Lesebestätigungen „nachgesendet“, ohne dass sonst jemand etwas dafür tun muss. Dasselbe geschieht bei Positionswechsel im Unternehmen!

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