Ein Stash oder viele...
Das ist hier die Frage!

Wie soll ich mein SmartStash strukturieren? Lernen Sie die wichtigsten Entscheidungskriterien kennen!

ZUSAMMENFASSUNG

Dies sind die wichtigsten Kriterien, die dabei helfen SmartStash von Anfang an richtig zu strukturieren, auf einen Blick.

Berechtigungen

Gerade Berechtigungen für Redakteure und Freigeber sind hier ausschlaggebend

Inhaltsmenge

Bei sehr umfangreichem Inhalt, der wenig miteinander zu tun hat

Compliance

Bei sehr sensiblen Daten oder unterschiedlichen Ansprüchen an Freigabeprozesse

Zunächst einmal… welche Inhalte bilden Sie ab?

Der Verwendungszweck ihrer SmartStash Umgebung hat sehr großen Einfluss darauf, wie Sie die Struktur planen sollten. Zusammenhängende Inhalte sollten immer in einem Stash abgebildet werden. Wollen Sie Ihren Mitarbeitern das Leben so einfach wie möglich machen? Dann decken Sie möglichst viele Informationen, die miteinander zu tun haben, an einer Stelle ab.

Zum Beispiel bietet es sich ein ein globales Stash für alle Richtlinien oder Informationen aus HR bereitzustellen.

Bilden Sie ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 ab? Dann ist es wichtig, dass alle Informationen in einem Stash abgelegt werden und somit im selben Inhaltsverzeichnis aufzufinden sind.

Mit unterschiedlichen Audiences können Sie die Menge der Inhalte trotzdem nach Zielgruppen eingrenzen. Mitarbeiter sehen dann nur das, was sie wissen müssen.

Wenn jeder nur die Dinge sehen darf, die er sehen soll, kann dann jede Abteilung doch ihr eigenes Stash bekommen?

Prinzipiell ist es möglich und auch nicht abwegig jeder Abteilung ein eigenes Stash bereitzustellen. Dort können dann jeweils exklusive Redakteure schreiben und niemand anders hat Zugriff auf den Bereich, der nicht soll.

Dies geht allerdings in der Realität häufig zu Lasten der Transparenz und interdisziplinärem Wissenstransfer! Wenn Wissen allen frei zugänglich ist, erleichtert es die Zusammenarbeit, sorgt für mehr Effizienz und fördert neue Ideen. Weiterhin fallen unnötige Prozesse oder doppelte Informationen, die sich nur leicht unterscheiden besser auf.

Bilden Sie in Ihrem Tenant mehrere Unternehmen ab, dann ist es wichtig zu prüfen ob rein rechtlich ein Teilen der Informationen unternehmensübergreifend erlaubt ist.

Entscheidend sind Ansprüche an Berechtigungen aber auch stark getrennte Zielgruppen

Bei aller Transparenz soll SmartStash den Mitarbeiter natürlich im Umkehrschluss nicht mit Informationen überfrachten. Haben Sie mehr als 200 Seiten in einem Stash, die an völlig unterschiedliche Zielgruppen gerichtet sind und auch von unterschiedlichen Redakteuren verantwortet werden kann es sich allein für die Übersicht lohnen diese in mehrere thematische “Handbücher” aufzuteilen. Ein Stash bildet damit immer ein einzelnes Buch mit seinem eigenen Inhaltsverzeichnis ab.

Sollte es eine Anforderung daran geben Inhalte sehr strikt zu trennen und bereits im Entwurfsstatus nicht anderen Redakteuren zugänglich zu machen dann ist eine Aufteilung auf verschiedene Stashes inhaltlich unabdingbar. Somit ist beispielsweise ein Stash extra fürs Management oder für sensible Prozesse der Personalabteilung denkbar.

Die Bereitstellung unterschiedlicher Tags für die Filterung und unterschiedliche Ansprüche an Mehrsprachigkeit und Design sind letztendlich ebenfalls ausschlaggebend dafür wie die Stashes aufgeteilt werden.

Im MyStash sieht ein Mitarbeiter alle für ihn freigegebenen Stashes

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