Warum braucht man News im Wissensmanagement?

Was soll man mit archivierbaren News im Wissensmanagement und was hat das mit saisonalen Kampagnen zu tun? Das lesen Sie in diesem Beitrag nach.

Bei dem Thema könnte man meinen, die sind verrückt geworden! Was haben den News – die in der Regel nur einen gewissen Zeitraum gültig sind – mit Wissensmanagement zu tun? Tatsächlich mehr als sie vielleicht denken! Vor allem in Kombination.

SmartStash bietet diese Funktion aus mehreren guten Gründen an. Zuerst zeigen wir ihnen aber, wie das “News-Stash” funktioniert.

Das SmartStash News-Stash

Das News-Stash ist im Prinzip genauso aufgebaut wie ein normales Stash. Sie können im Admin-Bereich ebenfalls die Zielgruppen und Berechtigungen steuern, E-Mail-Nachrichten verwalten und Workflows festlegen.

Optisch unterscheidet sich das News-Stash ein wenig von normalen Stashes. In der Newsübersicht sehen Sie auf Artikelebene bereits den wichtigsten Tag, können den Artikel favorisieren und sehen, ob sie diesen schon gelesen und bestätigt haben. Für ihren persönlichen Überblick ist dies supernützlich, da sie diesen Artikel dann ebenfalls in ihren Favoriten wiederfinden!

Tipp: Das News-Stash erkennen sie immer an dem kleinen News Icon rechts neben dem Titel.

Das News-Stash ist in chronologischer Reihenfolge aufgebaut und das Paging kann selbst bestimmt werden, durch die Anzahl angezeigter Artikel auf der Übersichtsseite.

Die Standard SharePoint News Ansicht im Vergleich zum News-Stash

Wie erstelle ich einen Artikel als News?

Zuerst müssen sie in das entsprechende News-Stash wechseln. Dort klicken sie dann auf “Neu” und wählen “neue News erstellen” aus. Im Prinzip können sie News-Artikel genauso erstellen, wie normale Wissens-Artikel. Auch hier haben sie das Metadaten-Panel und können die News zielgruppengerecht verteilen und die Lesebestätigung anfordern.

Wenn sie noch weitere Dokumente hinzufügen wollen, dann können sie dies ganz einfach über die Anlagen, bzw. zugehörige Dateien lösen.

Hinweis: Gelenkte Dokumente können nicht als News angelegt oder verteilt werden!

Beispiel für die Nutzung des News-Stashes

So weit, so gut. Aber warum sollte man jetzt Artikel in einem Wissensmanagement nur einen kurzen Zeitraum nutzen? Das ist ja eigentlich nicht im Sinne des Erfinders.

Stellen wir uns zum Beispiel ein Unternehmen vor, welches in regelmäßigen Zyklen Aktionen, Kampagnen oder saisonal bedingte Produkte anbietet. Für einen Zeitraum von 3 oder 6 Monaten gilt also eine sehr wichtige Information für, sagen wir, mehrere Standorte – europaweit. Nun müssen alle Mitarbeiter – auch die, die neu hinzu kommen in diesem Zeitraum – über die Aktion Bescheid wissen. Den Ablauf, die Rahmenbedingungen, einfach alles. Und dann eventuell noch mit unterschiedlichen Reglementierungen, aufgrund unterschiedlicher Länder. Klingt ziemlich kompliziert?

Ist es aber nicht!

Das Wissen was sie benötigen, um gewisse Regeln und Vorschriften einzuhalten haben sie bereits im SmartStash zur Hand. Was ihnen jetzt nur noch fehlt ist der zeitliche Rahmen und die Möglichkeit darüber zu informieren, und zwar so, dass es niemand übersehen kann.

Dabei hilft das News-Stash!

Warum ist die Archivierung von Wissen wertvoll?

Im Admin-Bereich legen sie den Zeitraum für die Archivierung von News-Artikeln fest. Diese werden dann automatisch von der Übersicht, dem Glossar usw. verschwinden. Allerdings ist der archivierte Artikel noch über die globale SharePoint Suche auffindbar. So kann die Information bei Bedarf reaktiviert werden und geht nicht verloren.

Beispiele aus dem Arbeits-Alltag

Wann macht ein News-Stash Sinn?

  • Es ändert sich ein Wissensbeitrag und diese Änderung bedarf einer umfangreichen Erklärung, weil diese sehr wichtig ist. Im dazugehörigen News-Artikel wird dann explizit darauf eingegangen, welche Änderung es gibt und warum diese zustande kam.
  • Es findet eine zeitlich begrenzte Aktion statt und meine Mitarbeiter*innen müssen in diesem Zeitraum alles zu der Aktion finden können. In einem Restaurant könnten es zum Beispiel saisonal bedingte Menüs sein.
  • Im On-Boarding-Prozess gehen keine wichtigen Informationen verloren. Neue Mitarbeiter*innen erhalten auch rückwirkend alle Informationen, die sie benötigen über die SmartStash News. Im Gegensatz zur einmal versendeten E-Mail kann auch 2 Wochen nach Beginn eines Aktionszeitraums noch auf die gültigen Infos zugegriffen werden.

Denken sie daran, sie können steuern wer den News-Artikel lesen und bestätigen muss! So verfolgen sie auch im Nachhinein, ob ihre Infos so ankommen, wie sie sollten.

SmartStash Pro-Tipp!

Nutzen sie die News-Artikel um darin auf die nötigen Arbeitsabläufe – welche in SmartStash bereits abgelegt sind – hinzuweisen und sicheren sie so die qualitative Umsetzung der jeweiligen Aktion.

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