Einzelberechtigungen für Artikel und gemanagte Dokumente

Wissen für alle - aber nicht alles für jeden! In diesem Beitrag erhalten sie Tipps, wie und wann sie SmartStash Zielgruppen / Berechtigungen für einzelne Artikel und gemanagte Dokumente nutzen.

Was sie über Berechtigungen und „Managed audiences“ in SmartStash wissen müssen

Sie wissen wahrscheinlich schon, dass ein Stash pro Abteilung, pro Standort oder aufgrund anderer Unternehmensstrukturen notwendig sein kann. Wie bspw. verschiedene Management-Bereiche: Qualitätsmanagement, Umweltmanagement oder Risikomanagement.

Der Zugriff auf jedes einzelne Stash geschieht über Berechtigungen von Gruppen oder einzelnen Personen.

Nur innerhalb der für das Stash berechtigten Mitarbeiter*innen / Gruppen können sie Managed audiences erstellen. Es ist zwar möglich (aber nicht im Sinne des Erfinders!) Personen/gruppen eines anderen Stashes der Managed Audience hinzuzufügen, jedoch kann dies zu technischen Problemen führen.

Ein Beispiel:

Ein Stash ist nur für Mitarbeiter des Standorts A zugänglich.

Fügt man nun einen weiteren Standort (nennen wir ihn kreativerweise Standort B) nur der Managed audience von Stash Standort A hinzu, so können die Mitarbeiter des Standortes B dennoch nicht auf den Artikel zugreifen und diesen lesen!

Warum ist das so?

Weil der Standort B nicht unter Berechtigungen angegeben ist!

Adminconsole von SmartStash für Berechtigungen und Zielgruppen-Management

Wie erstelle ich Managed audiences?

Zuerst setzen sie das Häkchen bei „Enable audience with single permission“. Dann kann es auch schon losgehen!

SmartStash managed audiences

Pflegt die IT bereits AD (active directory) Gruppen für bestimmte Teams oder Abteilungen, so können sie diese für die Erstellung ihrer Managed audience nutzen! Office 365 und Microsoft Teams Gruppen lassen sich ebenfalls verwenden. Darüber hinaus können sie aber auch ganz manuell einzelne Nutzer als Managed audience anlegen. Sie sehen also, ihnen sind in Sachen flexibler Informationsverteilung keine Grenzen gesetzt!

Wann und warum lohnt es sich die Managed audience zu nutzen?

Je größer die Organisation, desto durchdachter und granularer wird die Informationsverteilung. Wir empfehlen ihnen die Nutzung der Managed audience aus folgenden Gründen:

  • Nur ein gezielter Personenkreis kann bestimmte Informationen lesen
  • User werden nicht mit für sie unrelevanten Informationen überhäuft
  • User erhalten nur die für SIE relevanten Informationen
  • Alles zentral administriert!

Beispiele im (Arbeits-)Alltag

  1. Alle HR Richtlinien befinden sich in einem Stash, aber manche HR Richtlinien sollen hier nur für Führungskräfte sichtbar sein
  2. Ein globales Franchise Handbuch, welches nur pro Land oder Region spezifische Artikel/Dokumente zur Verfügung stellen muss

SmartStash Pro-Tipp!

Zum Schluss noch ein SmartStash Pro-Tipp unseres Teams, bzgl. der Nutzung von Managed audiences: Die Nutzung von Managed audiences erspart das Erstellen eines weiteren Stashes für eine kleine Zielgruppe! Und somit ein weiteres Stash welches Administration benötigt.

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