Die größten Herausforderungen im Wissensmanagement
Viele Unternehmen investieren in moderne Tools, stellen aber nach einiger Zeit fest, dass die Informationsflut eher wächst als sinkt. Dateien werden mehrfach abgelegt, unterschiedliche Versionen kursieren parallel und Mitarbeitende verbringen wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen.
Typische Herausforderungen sind:
- Informationen befinden sich in unterschiedlichen Teams, SharePoint-Seiten und persönlichen OneDrive-Bereichen.
- Es fehlen klare Verantwortlichkeiten für Inhalte.
- Dokumente werden nicht einheitlich strukturiert.
- Wissen bleibt in einzelnen Abteilungen oder bei bestimmten Personen verborgen.
- Wichtige Informationen erreichen die relevanten Zielgruppen nicht zuverlässig.
Das Resultat: Wissen ist zwar vorhanden, kann jedoch nicht effektiv genutzt werden. [youtube.com]
Wissensmanagement beginnt mit Struktur
OneDrive, Teams und SharePoint Online bieten hervorragende technische Möglichkeiten. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst dann, wenn Unternehmen festlegen:
- Welche Informationen wo abgelegt werden.
- Wer für Inhalte verantwortlich ist.
- Wie Informationen strukturiert und klassifiziert werden.
- Wie Wissen zielgerichtet verteilt wird.
- Wie Inhalte langfristig aktuell gehalten werden.
Nur so wird aus einer Sammlung von Dateien ein nachhaltiges Wissensmanagement-System. [youtube.com]
SharePoint Online als Wissensplattform
SharePoint Online bietet die ideale Grundlage für eine zentrale Wissensplattform. Durch moderne Seiten, Metadaten, Suchfunktionen und zielgruppenorientierte Informationsbereitstellung können Unternehmen Wissen strukturiert bereitstellen und leicht auffindbar machen.
Doch auch hier gilt: Ohne Governance und Informationskonzept entsteht schnell ein unübersichtlicher Wildwuchs aus Seiten, Dokumentenbibliotheken und Teamräumen. Die Plattform allein löst die Herausforderung nicht. [youtube.com]
SmartStash macht Wissen sichtbar
Im Rahmen des Webinars wurde gezeigt, wie SmartStash Unternehmen dabei unterstützt, SharePoint Online zu einer professionellen Wissensmanagement-Lösung auszubauen. [youtube.com]
SmartStash ergänzt die Möglichkeiten von Microsoft 365 durch Funktionen, die speziell auf Wissensmanagement und Informationssteuerung ausgerichtet sind:
- Strukturierte Wissensbereiche
- Intelligente Informationsverteilung
- Zielgruppenorientierte Kommunikation
- Zentrale Auffindbarkeit von Wissen
- Klare Verantwortlichkeiten und Prozesse
- Nachhaltige Pflege und Governance von Inhalten
Dadurch entsteht nicht nur eine zentrale Informationsquelle, sondern eine digitale Wissensplattform, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag aktiv unterstützt.
Vom Informationschaos zur Wissenskultur
Modernes Wissensmanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen, die ihr Wissen erfolgreich organisieren, schaffen die Grundlage für effizientere Zusammenarbeit, schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender und fundiertere Entscheidungen.
Die Kombination aus Microsoft 365 und SmartStash ermöglicht es, vorhandene Informationen nicht nur zu speichern, sondern tatsächlich nutzbar zu machen. Denn Wissen entfaltet seinen Wert erst dann, wenn es gefunden, verstanden und geteilt werden kann.
